Система управленческого учёта в Сургуте

Когда бизнес состоит из одного юридического лица, управленческий учёт ставится за месяц. в Сургуте нам чаще достаётся другая картина: подрядчик нефтегазовых компаний, у которого три-четыре юрлица, вахтовый персонал, техника в лизинге и договоры, растянутые на год. Такой проект идёт восемь недель, и ниже расписано, чем занята каждая пара недель.

Первые две недели: инвентаризация юрлиц и договоров

Начинаем с описания структуры. Какое лицо на чём зарабатывает, кто владеет техникой, кто нанимает людей, какие расчёты идут между своими компаниями. Параллельно собирается реестр контрактов с графиками этапов и условиями оплаты. До этой карты любой сводный отчёт по группе будет фантазией, потому что внутренние обороты в нём посчитаются как выручка и раздуют результат.

Недели 3–4: одна методика на всю группу

Дальше пишется финансовая модель, общая для всех компаний структуры. Согласовывается:

• единый справочник статей доходов и расходов вместо трёх разных;
• правило переноса затрат между своими юрлицами;
• порядок исключения внутренних оборотов из консолидированного отчёта;
• момент признания выручки по этапам длинных договоров;
• состав фонда оплаты труда с северными надбавками и вахтовыми выплатами.

Последний пункт для подрядчиков Сургута весит больше остальных: доплаты, проезд до участка и проживание доходят до трети затрат по объекту, и распределять их надо аккуратно.

Недели 5–6: сбор данных и чистка оборотов

Техническая часть. Подключаются базы каждой компании, выписки по всем счетам, лизинговые графики, табели и данные о расходе материалов на участках, включая удалённые площадки в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре. Отдельно вычищаются внутренние платежи – их обычно сотни за год, и вручную такое не разберёшь. После чистки выручка группы почти всегда оказывается ниже привычной, зато становится сопоставимой с реальными деньгами на счетах.

Недели 7–8: консолидированный отчёт и дашборд

К седьмой неделе выходит отчётность и по каждому лицу отдельно, и по группе целиком: движение денег, прибыли и убытки, управленческий баланс. К восьмой добавляется платёжный календарь на квартал и одна страница с ключевыми цифрами для владельца. Собственнику становится видно, какая часть структуры зарабатывает, а какая живёт за счёт соседней. Отдельной строкой выводится нагрузка по лизингу: платежи за технику идут ровным графиком, а работа для неё бывает не каждый месяц, и без такого сопоставления парк легко разрастается сверх реальной потребности. Решение о новой единице техники принимается по загрузке имеющейся, а не по ощущению, что заказов много.

Как идут встречи, когда половина команды на вахте

Собрать всех в переговорной невозможно, поэтому проект ведётся созвонами по тридцать-сорок минут с записью и письменным итогом после каждой. Разница часовых поясов с исполнителем небольшая, окно для связи широкое. Документы согласуются в переписке, подписи – электронные. Приезжать в офис вашим людям не требуется ни разу, а на участок не приходится возить ноутбук с нашей презентацией.

Что растягивает восемь недель до десяти

Обычно виноваты не мы и не вы, а данные. Тормозит проект вот что:

1. акты от субподрядчиков приходят с опозданием на два месяца;
2. первичные документы по вахте едут с участка бумагой;
3. в одной из компаний бухгалтерию ведёт сторонняя фирма без доступа к базе.

Все три случая решаемы, но каждый добавляет к календарю несколько дней. Поэтому сроки мы называем после того, как посмотрим, в каком виде документы вообще доходят до бухгалтерии.

Во сколько встаёт восьминедельная работа

Постановка под ключ начинается от 220 000 ₽, консолидация нескольких юрлиц считается сверху и зависит от их числа. Подключение источников данных – от 110 000 ₽, платёжный календарь – от 90 000 ₽. Итоговую сумму фиксируем до старта, разбивка работ есть в разделе цен.

Опишите структуру своей группы по телефону +7 (901) 417-22-12 – прикинем срок и назовём порядок цифр уже на первом разговоре.