Внедрение Битрикс24 в Сургуте

У подрядчиков и снабженцев Сургута учёт рушится не от небрежности, а от смены людей. Человек уезжает на межвахту, и половина договорённостей уезжает вместе с ним: что обещали по срокам, кому звонить по аккредитации, почему по прошлой процедуре не подали заявку. Приходящий на смену коллега разбирает чужую почту вместо работы. Портал в такой конфигурации ставят прежде всего ради непрерывности, а отчёты и воронка идут следом.

Из чего складывается учёт до перехода

Обычный набор выглядит так: почтовый ящик с многомесячной перепиской по объектам, справочник контрагентов в 1С, таблица с ценами и условиями, папки со сканами допусков и разрешительной документации, отдельные чаты, где решаются реальные вопросы, и тетрадь диспетчера, если есть сервисные бригады. Ни одно из этих мест не связано с остальными. Разбор процессов занимает пару дней и заканчивается схемой, кто и в какой момент вносит данные, – без неё переносить нечего.

Отдельно выясняем, какие данные вообще можно забрать машинным способом. Справочник контрагентов выгружается без проблем, ценовая таблица тоже. А вот всё, что касается конкретных объектов и людей, лежит в письмах и достаётся только руками. На сбор такой части закладываем два-три дня и делаем это до загрузки основного массива, иначе половина карточек приедет в систему пустыми, и заполнять их потом никто не станет.

Что происходит на пересменке

Передача дел по почте не работает: письмо пишут в последний час перед вылетом, и в него попадает то, что вспомнилось. В портале передача устроена иначе. У каждой сделки есть постоянный ответственный и назначенный замещающий на период отсутствия. Задачи привязаны к сделке, а не к памяти сотрудника, и на смену переходят вместе с ней. Входящее обращение распределяется по правилу – по направлению, объекту или очереди, – а не достаётся тому, кто первым открыл общий ящик. Именно этот механизм чаще всего и окупает внедрение у компаний с вахтовым графиком.

График смен внутри системы

Чтобы распределение работало, портал должен знать, кто сегодня на объекте. Заполняем графики отсутствий, и дальше система сама не ставит задачу человеку, который улетел вчера, а перекидывает её на замещающего. Отдельно проверяем уведомления: письмо и сообщение о новой заявке должны уходить обоим, иначе на стыке смен запрос повисает на сутки. В закупочных процедурах сутки – это часто пропущенный срок подачи.

Тот же график используется при планировании работ: система не назначит выезд специалисту, который в эти дни отдыхает после смены, и покажет, кто из аттестованных людей доступен на нужную дату. Диспетчеру в Сургуте больше не приходится держать расписание бригад в голове или в отдельном файле.

Стадии на языке процедур

Продажи крупному заказчику не описываются словами «переговоры» и «выставлен счёт». Воронку называем так, как говорит отдел:

• запрос получен на площадке или по почте;
• считаем стоимость, собираем комплект документов;
• заявка подана, ждём протокол;
• проходим аккредитацию и проверку службы безопасности;
• договор подписан, ждём разнарядку;
• поставка или работы по конкретному объекту.

Каждая переносимая сделка ставится в ту стадию, где она находится на самом деле, с датой контроля и суммой. Без даты контроля длинная процедура на несколько месяцев исчезает из поля зрения ровно до момента, когда срок уже вышел.

Рамочный договор и заявки внутри него

Отдельная сущность, которую при самостоятельном переносе почти всегда теряют. По рамочному соглашению отгрузки идут годами, и одной сделкой это не описать: получится либо вечно открытая запись, портящая отчётность, либо десяток разрозненных строк без связи с договором. Правильная схема – договор как карточка со сроком действия, лимитом и приложениями, а под ним отдельные заявки-отгрузки со своими суммами. Тогда видно и выборку по лимиту, и дату, к которой соглашение надо продлевать.

Кто у заказчика решает, а кто передаёт бумаги

В этом сегменте решение принимают минимум трое: технический специалист формирует потребность, снабжение проводит процедуру, договорной отдел согласует условия. Если в карточке лежат три имени без должностей, история сделки читается как набор случайных писем, и новый сотрудник по ней ничего не восстановит. Поэтому контактные лица заводим с ролями и с пометкой, кто на что влияет. Это же поле потом отвечает на вопрос, почему предложение, отправленное «нужному человеку», второй месяц лежит без движения.

Холдинг: один клиент или двадцать разных

Самая дорогая ошибка при чистке базы – механически объединить всё, что похоже по названию. У крупного заказчика десятки юрлиц, управлений и обособленных подразделений, и закупают они независимо, с разными бюджетами и разными сроками. Работает связка «головная организация, а под ней подразделения»: каждое ведётся отдельно, но в карточке материнской компании виден весь оборот. Массив в 5 000 записей приводится к такому виду примерно за полтора дня, из которых машинная часть занимает час, а остальное – сверка с людьми, которые знают структуру заказчика.

Проигранные процедуры тоже ведут

Привычка закрывать неудачную заявку и забывать о ней стоит дорого. Каждый непройденный отбор – это готовая информация: кто выиграл, с какой ценой, какого документа не хватило в комплекте, где сорвались по срокам подачи. Заносить причину обязаны в тот же день, пока протокол на руках. Через год такой архив отвечает на вопросы, которые иначе решаются интуицией: с какими заказчиками стоит заходить дальше, а к каким готовиться бессмысленно, на сколько в среднем нужно опускаться по цене и какие требования регулярно застают врасплох. У подрядчиков с длинным циклом это единственный доступный способ считать эффективность отдела: побед в год немного, и по ним одним статистика не строится.

Допуски, аттестации и общая база знаний

У подрядчиков Ханты-Мансийского автономного округа – Югры есть слой документов, к которому обращаются постоянно: свидетельства, аттестации персонала, требования по охране труда и СИЗ на конкретных объектах, шаблоны заявок для каждой площадки. Пока это лежит в папках у одного человека, при его отсутствии подготовка комплекта останавливается. Раздел с задачами, проектами, согласованиями и базой знаний разворачивается от 70 000 ₽ за две недели и снимает вопрос: срок действия документа виден заранее, а на его истечение заранее ставится задача.

Что должно открываться с телефона

Часть команды находится на площадках вокруг Сургута и в дороге, поэтому мобильные сценарии проверяем до сдачи, а не после жалоб. Минимум такой: посмотреть заказчика и историю поставок, увидеть свои задачи на день, сфотографировать документ и приложить к сделке, отметить факт отгрузки, написать коллеге по конкретной заявке. Обязательных полей на входе оставляем три вместо двенадцати – в противном случае при первом же выезде люди вернутся в мессенджер, и всё придётся начинать заново.

Связь на объектах бывает слабой, поэтому заранее проговариваем, что делать при её отсутствии: короткая заметка голосом, отложенная отправка, отметка задним числом с указанием фактического времени. Требование «вносить сразу» без такой оговорки просто игнорируют, а вместе с ним и остальные правила.

Сколько стоит и с чего начинают

Разворачивают такой проект обычно в два шага: сначала воронка и передача дел, затем документы и согласования. Смета фиксируется договором до старта, месяц после сдачи правки по замечаниям бесплатны, дальше можно взять сопровождение. Лицензию Битрикс24 компания оплачивает вендору напрямую, в стоимость наших работ она не входит. РОСТСАЙТ с 2011 года ведёт проекты в 79 городах России, от южных до северных, включая Сургут, и делает сайты, продвижение и мобильные приложения, поэтому портал, сайт и реклама настраиваются одной командой. Остальные направления собраны в разделе автоматизация бизнеса.

Расскажите, сколько человек работает по сменам и через какие площадки идут процедуры, – оценим срок перехода и назовём цену заранее. Расстояние между Сургутом и нашим офисом на скорость не влияет: всё делается онлайн. Телефон: +7 (901) 417-22-12.