Соответствие 152-ФЗ в Сургуте: раздел вакансий как главное хранилище данных
В этой статье
- Куда попадает резюме, отправленное через сайт
- Сканы документов в открытом каталоге
- Кадровые агентства и вахтовые подрядчики
- Где стоит сервер и его копии
- Что входит в работу
- Сколько хранить резюме кандидата?
- Обязательна ли галочка согласия в форме отклика?
- Мы принимаем анкеты в мессенджере, сайт тут при чём?
Когда на сайте разбирают персональные данные, обычно смотрят на форму обратного звонка. У сургутских компаний основной объём собирает совсем другая страница – раздел вакансий. Отклик на вахту содержит фамилию, дату рождения, город, опыт, иногда скан паспорта и медицинской книжки. Это несопоставимо больше, чем телефон в форме заказа, и хранится это годами.
Нефтесервис, строительство, транспорт и подрядчики промысла набирают людей потоком, а анкеты складываются туда, где их удобно принимать, а не туда, где безопасно.
Куда попадает резюме, отправленное через сайт
Разбор типичного сайта подрядчика даёт четыре места хранения одного отклика: база сайта, папка с файлами на сервере, почтовый ящик кадровой службы и переписка в мессенджере с руководителем участка. Плюс внешние площадки поиска работы, если сайт подтягивает вакансии оттуда. Каждое место надо либо оправдать, либо убрать: чем меньше копий, тем меньше поводов объясняться.
Сканы документов в открытом каталоге
Самая частая находка при аудите соответствия 152-ФЗ – папка загрузок, доступная по прямой ссылке. Файлы называются предсказуемо, ссылка работает без авторизации, а иногда каталог ещё и попал в поисковый индекс. Мы закрываем доступ на уровне сервера, переименовываем файлы, убираем страницы из индекса и настраиваем удаление вложений после обработки отклика.
Кадровые агентства и вахтовые подрядчики
Анкеты редко остаются внутри компании. Их пересылают агентству, службе охраны труда, медцентру для предварительного осмотра, транспортной службе для оформления билетов. Каждый такой получатель – передача данных третьим лицам, а значит:
- получатель называется в политике, не абстрактно, а конкретно;
- указывается цель и состав передаваемых полей;
- кандидат соглашается с передачей до отправки анкеты;
- канал передачи защищён, а не идёт через личный мессенджер.
Где стоит сервер и его копии
Второй слой проверки – география хранения. Данные россиян должны лежать в России, и это касается не только сайта, но и его резервных копий. Мы встречали схему, где сайт на российском хостинге, а автоматический бэкап каждую ночь уезжал в зарубежное облако вместе со всей базой анкет. Такие настройки обычно ставит подрядчик много лет назад и никому о них не рассказывает.
Что входит в работу
На приведение в соответствие с ФЗ № 152 уходит от четырёх до девяти рабочих дней в зависимости от числа форм. Состав работ:
- схема движения данных от формы до последнего получателя;
- перенос хранения и резервных копий в Россию;
- закрытие каталогов с файлами и разграничение доступов в админке;
- отдельные галочки согласия для заявки и для анкеты кандидата;
- политика с перечнем получателей и сведения для уведомления оператора в Роскомнадзор.
Если раздел вакансий нужно перестроить, это делаем в рамках создания сайта.
Сколько хранить резюме кандидата?
Ровно столько, сколько нужно для заявленной цели, и этот срок компания указывает сама в своей политике. Кадровый резерв как отдельная цель тоже допустим, но тогда о нём надо честно написать в форме отклика, а не хранить анкеты молча.
Обязательна ли галочка согласия в форме отклика?
Да, и она должна быть отдельной от согласия на обработку обычной заявки: у отклика другой состав данных и другие получатели. Заранее отмеченный чекбокс согласием не считается.
Мы принимаем анкеты в мессенджере, сайт тут при чём?
При том, что на сайте стоит кнопка, ведущая в этот мессенджер, и человек попадает туда с вашей страницы. Канал приёма стоит описать в политике так же, как форму, и указать, где потом оказываются присланные файлы.
Проверим, где лежат анкеты и заявки с вашего сайта, и закроем дыры: +7 (901) 417-22-12. Условия сопровождения – в разделе поддержки сайтов.